[Tips] Mengurus Surat Izin Penelitian – Kemendagri RI

Ini pertama kalinya saya mengurus birokrasi izin penelitian di tanah air. Sebelumnya saya belum tahu kalau ada prosedur ini. Tahunya, udah, langsung terjun aja ke lapangan gitu. Barulah setelah saya melihat postingan salah seorang peneliti senior di pusat studi di UGM, saya jadi ngeh tentang pentingnya mengurus birokrasi ini.

Awalnya, saya pikir urusan administrasi en birokrasi tu ribet. Belum lagi kalau harus dioper ke sana sini, juga bayangan dan image tentang staf yang tidak bersahabat, mempersulit dan minta pelicin. Duh.

Tapi alhamdulillah, sekarang ini sudah banyak reformasi birokrasi dan layanan publik yang mempersingkat proses administrasi, walau tetep agak merepotkan dan gak semuanya juga yang berubah ^^”.

Intinya sih, dijalani aja proses birokrasinya. Yang penting kita tahu persyaratan dokumen yang harus dibawa dan lengkap sesuai ketentuan. InsyaAllah, gak akan dioper-oper dan dipersulit.

Nah, untuk pengurusan surat rekomendasi (izin) penelitian di Kemendagri RI, hanya dilakukan jika daerah tujuan penelitian kita dilakukan di lebih dari satu provinsi. Pengajuannya dilakukan secara online. Sebelumnya, permohonan harus diajukan manual secara langsung ke kantor Unit Layanan Administrasi (ULA) Kemendagri RI di Jakarta. Saya sempet kecewa karena baru tahu info ini, padahal sudah terlanjur datang jauh-jauh dari planet Bekasi ke Jakarta Pusat. Haha… tapi gak apa-apa, jadi pengalaman main ke Kemendagri.

Menurut info yang saya dapat dari petugas di Kemendagri, sistem online ini baru dimulai Februari 2018, namun memang belum di-launching ke publik karena masih dalam proses penyempurnaan. Tapi, sudah bisa digunakan.

Proses pengajuannya, sbb:

1. Buat akun di website ULA Kemendagri RI di: https://ula.kemendagri.go.id/daftar

2. Siapkan softfile berkas-berkas atau scan dokumen, seperti:

  1. File Scan KTP elektronik (format jpeg);
  2. File Foto Peneliti Utama (format jpeg);
  3. File Scan Formulir Permohonan yang sudah ditandatangani (Template Formulir Permohonan Penelitan Lokal A4 atau unduh di SINI);
  4. File Scan Surat permohonan/keterangan dari lurah/kades/perguruan tinggi/lembaga pendidikan/kementerian/badan usaha/lembaga/organisasi nirlaba lainnya; –> berhubung penelitian dalam rangka pengumpulan data untuk disertasi, maka surat permohonan saya didapat dari Institut (berkop). Berbahasa Inggris tidak apa-apa. Yang penting mencakup data mahasiswa, judul penelitian dan periode waktu/ lama penelitian
  5. File Scan Proposal penelitian; –> usahakan sudah diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia (bagi yang studi di LN)
  6. File Scan Salinan/fotocopy kartu tanda penduduk peneliti/ penanggungjawab/ ketua /koordinator peneliti;
  7. File Scan Surat pernyataan untuk mentaati dan tidak melanggar ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku; (format di nomor 3, diberi materai 6000 dan ditandatangani)
  8. File Scan Untuk penelitian badan usaha, organisasi kemasyarakatan atau lembaga nirlaba lainnya harus disertai berkas salinan/fotocopy akta notaris pendirian, Surat Keterangan Terdaftar (SKT) serta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

*lengkapnya, bisa dibaca di tautan Penerbitan Surat Keterangan Penelitian

3. Nah, setelah semua file syarat diunggah ke sistem ULA Kemendagri, akan ada lembar tanda terima permohonan yang perlu kita unduh, cetak dan serahkan saat pengambilan surat nanti.

4. Kita tunggu saja sekitar 5 hari kerja. Untuk memastikan surat rekomendasi sudah jadi atau belum, bisa menelepon ke +62 21 3521468.

5. Untuk pengambilan surat rekomendasi harus dilakukan secara langsung ke Kemendagri RI Gedung B bagian ULA, dengan menyerahkan surat permohonan asli dari instansi (poin syarat 4) dan lembar tanda terima. Pengambilan surat ini boleh diwakili, dengan menyerahkan dua dokumen tersebut.

Saya meminta tolong kakak ipar untuk mengambil suratnya dan meminta kakak untuk mengirimkannya ke Jogja, karena saya sudah terlanjur ke daerah penelitian saat surat rekomendasinya jadi.

  • Oya, ada tips dari Bakesbangpol Provinsi. Bagi yang penelitiannya dilakukan lebih dari 1 provinsi, ada baiknya surat rekomendasi dari Kemendagri difotokopi beberapa (sesuai jumlah Provinsi tujuan), dan meminta legalisir/ cap basah dari Kemendagri.

Nah, tahap selanjutnya yaitu mengajukan surat pengantar penelitian dari Bakesbangpol (Badan Kesatuan Bangsa dan Politik) tingkat Provinsi, untuk selanjutnya dibawa ke Bakesbangpol tingkat kabupaten. Cerita lengkapnya menyusul yaaa….

Selamat menikmati birokrasi dan segala prosesnya 😆

*Tulisan ini ditulis dan disempurnakan saat menunggu petugas di bakesbangpol daerah yang baru ada jam 9 (*padahal saya sudah datang dari jam 07.30. Hahaha)