[Share] Paspor Bayi dan Surat Keterangan Lahir di KJRI Frankfurt

Mengurus paspor dan Surat Keterangan Lahir dari KJRI/ KBRI merupakan langkah selanjutnya dari rangkaian pemenuhan hak administrasi bagi anak yang lahir di Jerman. Di sini saya akan share pengalaman mengurus paspor anak saya dan juga sekaligus surat keterangan lahir yang diurus di KJRI Frankfurt. Mungkin kurang lebih sama prosesnya seperti di perwakilan Indonesia di kota/ negara lainnya.

Nah, di masa pandemi Corona sekarang ini, pengurusan paspor di KJRI hanya bisa dilakukan dengan membuat perjanjian/ termin dahulu (sampai 30 Juni 2020). Untuk updatenya, bisa dicek di website KJRI Frankfurt. Pembuatan paspor harus dilakukan secara langsung/ datang ke KJRI karena ada proses pengambilan foto. Dalam kondisi normal, biasanya KJRI/ KBRI mengadakan layanan warung konsuler di kota-kota wilayah kerjanya. Warung konsuler ini juga melayani pembuatan paspor. Sedangkan untuk surat keterangan lahir selama pandemi corona, bisa diajukan permohonannya melalui pos. Berhubung saya mengurusnya langsung di KJRI, jadi surat keterangan lahir sekaligus saya ajukan.

Berikut persyaratannya (dikutip dari Website KJRI Frankfurt):

PEMBUATAN PASPOR BARU BAGI ANAK BUKAN SUBJEK KEWARGANEGARAAN GANDA

Dokumen yang dibutuhkan untuk pembuatan Paspor baru bagi anak WNI:

  1. Memiliki nomor registrasi diri KJRI Frankfurt. Bagi yang belum memiliki nomor registrasi diri, silahkan klik di sini untuk lapor diri online–> Berhubung bayi yang lahir di Jerman belum punya paspor, maka isian data di lapor diri online diisi berdasarkan Geburtsurkunde (nomor paspor diganti nomor geburtsurkunde: huruf G dan 6 digit terdepan. Misal G 1234/2020 ditulisnya G123420, sedangkan tanggal masa berlaku dll, diisi dengan tanggal lahir atau tanggal lain secara random. Jika paspor sudah jadi, baru diupdate informasi Lapor Diri nya. Jangan lupa juga untuk meng-upload scan akta kelahiran/ Geburtsurkunde, foto dan juga bukti Meldebestatigung di Lapor Diri. Lapor Diri online ini harus dilakukan sebelum mengajukan permohonan pembuatan paspor ya.
  2. Formulir Permohonan Paspor Baru (klik di sini) yang telah diisi lengkap dengan tanda tangan oleh orang tua
  3. Fotokopi Akte Kelahiran anak di Jerman (Geburtsurkunde)
  4. Fotokopi Surat Keterangan Kelahiran dari Perwakilan Republik Indonesia di Negara anak tersebut dilahirkan atau surat registrasi kelahiran anak dari Pemerintah Jerman (bagi anak yang lahir di luar Jerman). –> Surat Keterangan Kelahiran ini bisa diajukan berbarengan saat mengurus ke KJRI
  5. Pasfoto Biometrik 3,5 x 4,5 cm. Latar belakang putih/abu – abu –> ditempel di formulir. Memfoto bayi selalu tricky. Tapi dengan berbagai cara, akhirnya Alhamdulillah berhasil. Anak, saya foto sendiri, kemudian edit dengan latar belakang putih. Setelah itu print fotonya di Rossmann/ DM, cukup membayar 0,27 Euro saja untuk 8 buah foto (kalau foto di Mesin instan pasfoto yang ada di Hbf dll,  bayarnya 6 euro untuk 5 buah foto)
  6. Fotokopi Akta Perkawinan/Buku Nikah dan/atau surat registrasi Perkawinan orang tua dari Pemerintah Jerman.
  7. Fotokopi Paspor Orang tua yang masih berlaku
  8. Fotokopi izin tinggal orang tua yang masih berlaku
  9. Bukti pembayaran pembuatan paspor sebesar 30 € (biaya paspor) melalui transfer Bank. Harap menuliskan tujuan dan nama pemohon pada kolom Verwendungszweck dari Überweisungsbeleg, contoh: PASPOR BARU untuk (nama anak). Silahkan klik di sini untuk melihat tarif pembuatan paspor dan rekening bank KJRI Frankfurt.
  10. Bila Paspor yang telah jadi akan dikirimkan melalui jasa pos, harap sertakan amplop ukuran A4 beralamat lengkap dan perangko minimal 4 Euro (atau sebaiknya tercatat).

Adapun untuk persyaratan permohonan Surat Keterangan Kelahiran, berikut infonya (dikutip dari Website KJRI Frankfurt):

SURAT KETERANGAN KELAHIRAN

Surat Keterangan Kelahiran adalah bukti pencatatan kelahiran WNI di luar negeri yang dikeluarkan oleh Perwakilan Republik Indonesia di negara kelahiran WNI tersebut.

Syarat kelengkapan dokumen:

  1. Memiliki nomor registrasi diri di KJRI Frankfurt (sama langkahnya dengan pembuatan paspor)
  2. Formulir Aplikasi yang telah diisi dan ditandatangani oleh orang tua WNI
  3. 1 (satu) lembar pasfoto berwarna yang dibuat tidak lebih dari 3 (tiga) bulan dengan warna latar belakang bebas (ditempel pada formulir) –> sama dengan foto untuk syarat paspor
  4. Akta kelahiran asli diperlihatkan pada petugas KJRI Frankfurt
  5. Fotokopi akta kelahiran (Geburtsurkunde) yang dikeluarkan oleh kantor catatan sipil (Standesamt) Jerman
  6. Fotokopi akta / buku nikah orang tua
  7. Amplop balasan yang disertai alamat lengkap dan perangko secukupnya (minimal 4 €) untuk mengirim kembali Surat Keterangan yang sudah jadi –> saya jadikan satu dengan paspor kalau sudah jadi nanti

Untuk mempermudah mengecek kelengkapan dokumen, saya membuat check list di tiap set dokumen permohonan.

Saat mengurus di KJRI Frankfurt, prosesnya sangat cepat (terutama karena selama pandemi Corona ini, jumlah pengunjung sangat dibatasi dan sesuai dengan jadwal/ Termin). Sesampainya saya di KJRI, saya langsung ke atas, kemudian oleh resepsionis ditanya nama pemohon dan terminnya (ada di dalam list mereka atau tidak), dan diukur suhu tubuhnya.

Kemudian, langsung menuju bagian konsuler. Saya dan anak ternyata satu-satunya pemohon yang ada di sana (karena sesuai dengan jadwal termin, jadi memang tidak banyak orang). Saya menyerahkan kelengkapan dokumen. Jangan lupa kita sebutkan untuk mengurus paspor bayi dan juga surat keterangan lahir + bukti lapor diri. Setelah itu, petugas akan mengecek kelengkapan. Menunggu sekitar 5 menit, dan langsung diarahkan untuk foto. Petugas KJRI mengarahkan saya untuk berdiri mepet tembok sambil menggendong bayi menghadap ke arah kamera. Hasilnya memang kurang bagus karena sulit mengarahkan bayi bergaya XD. Apalagi Faiq saat itu kondisinya saya paksa bangun dari tidurnya XD. Kata petugas, yang penting wajah bayi secara penuh menghadap ke kamera dan mata terbuka.

Lalu, setelah foto, petugas akan mengonfirmasi data nama dan tanggal lahir dalam paspor. Jika sudah oke, maka kita akan diminta tanda-tangan bukti pengajuan permohonan pembuatan paspor. Setelah selesai, petugas mengingatkan saya untuk mengunggah dokumen foto dan meldebestatigung di Lapor Diri Online agar mereka bisa memproses permohonan paspornya.

Paspor dan surat keterangan lahir diproses sekitar 5 hari kerja. Ditambah proses untuk pengiriman, mungkin total jadi sekitar semingguan. Jika dalam seminggu belum ada kirim balik dari mereka, sebaiknya menelpon langsung ke bagian paspor/ surat keterangan KJRI Frankfurt sesuai jam telepon dan hari kerjanya.

Kurang lebih seperti itu pengalaman saya. Feel free kalau ada yang hendak ditanyakan ke saya atau bisa langsung kontak bagian konsuler KJRI Frankfurt:

Jam Buka Bidang Konsuler & Imigrasi / Öffnungszeiten der Konsular-Abteilung

Pelayanan Loket / Am Schalter:
Senin – Kamis / Montags – Donnerstags: 10.00 – 12.30
Jum’at / Freitags: 10.00 – 12.00
Kecuali Hari Libur / Auβer an Feiertagen

Pelayanan Telepon / Telefonisch:
Senin – Jumat / Montags – Freitags, 14.30 – 16.00

Bagian Paspor & Lapor Diri / Paspor-Abteilung: +49-69-24709811
Bagian Visa / Visa Abteilung: +49-69-24709812
Bagian Surat Keterangan dan Legalisasi / Legalisierungsabteilung: +49-69-24709825
Pertanyaan mengenai proses kekonsuleran dapat hubungi Bidang Konsuler pada alamat email: konsulerfrankfurt@indonesia-frankfurt.de –> fast response